Staffel 2 | Folge 4: ERP-Entscheidung getroffen – und jetzt?

00:00:00: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von ERP in Zeit.

00:00:04: In dieser Staffel dreht sich alles um das Thema ERP-Auswahl und Entscheidungen in ERP-Projekten.

00:00:11: Wir, Benedikt Paasch und

00:00:13: Lisa Flixeder,

00:00:15: beide Alumni, zwanzig, vierundzwanzig des ERP-Masterstudiengangs an der FA Kuhstein-Tirol, sind eure Hosts.

00:00:22: Heute bei uns zu Gast ist Corinna Fribel Vorholz.

00:00:26: Als Mitgründerin und Geschäftsführerin der Glasholz GmbH begleitet sie mittelständische Unternehmen durch den gesamten Prozess der ERP-Auswahl und Einführung.

00:00:36: Wir freuen uns sehr, mit Ihnen über die Phase nach der Entscheidung für ein neues oder bereits bekanntes System sprechen zu dürfen.

00:00:44: Ganz nach dem Motto, vor dem Projekt ist nach dem Projekt.

00:00:48: Frau Febel Vorholz, können Sie sich einmal kurz bei unseren Zuhörerinnen und Zuhörern vorstellen?

00:00:54: Wie kommt der Name Glasholz GmbH zustande und wo sehen Sie den Auftrag?

00:01:00: Ja, vielen Dank.

00:01:01: Ich freue mich heute hier zu sein.

00:01:05: Ich würde mal zuerst die Frage mit dem Namen kurz aufqueren.

00:01:10: Wir machen nichts mit Glas und damit Holz.

00:01:12: Und auch wenn wir manchmal Anfragen dazu für E-Mail bekommen, das ist tatsächlich eine Zusammensetzung aus meinem Nachnamen Vorholz und dem meines Geschäftspartners, Dr.

00:01:24: Glaschke.

00:01:25: Und wir hatten einen findigen Designer, der sich das ausgedacht hat und noch dazu gepackt hat, wir sind eine transparente und nachhaltige EMP-Beratung.

00:01:37: Und genau das Thema ERP beschäftigt mich eigentlich schon mein ganzes Berufsleben lang.

00:01:43: Ich habe schon im Studium angefangen, mich mit ERP-System zu beschäftigen, habe dann an der Uni als wissenschaftliche Mitarbeiterin auch in dem Bereich geforscht und immer schon EAP-Projekte nebenbei gemacht.

00:01:56: und mit dem Ende der Anstellung an der Universität habe ich mich mit meinem Büro-Kollegen, dem Herrn Glaschke, selbstständig gemacht im Bereich EAP-Auswahl und Einführungsberatung.

00:02:07: Und das machen wir jetzt auch schon über zehn Jahre gemeinsam und mittlerweile haben wir auch ein kleines Team und sind dem Thema weiterhin treu geblieben.

00:02:19: Sehr schön, vielen Dank für die Einleitung.

00:02:22: In dieser Folge wollen wir uns ja genau dieser Phase widmen.

00:02:26: Was passiert, wenn das E-Appüsystem ausgewählt ist und das Unternehmen sich entschieden hat?

00:02:31: Wie geht es weiter?

00:02:33: Die Unternehmen atmen ja auch ein bisschen auf nach dieser Auswahlentscheidung und der erste Meilenstein, der geschafft ist.

00:02:40: Aber was sollte unbedingt danach passieren, damit sie auch den Schwung nicht verlieren?

00:02:46: Ganz wichtig ist auf jeden Fall, natürlich erst mal ganz kurz durch zu atmen, denn gerade die letzten Wochen in so einer Auswahl können natürlich sehr, sehr intensiv sein.

00:02:59: Aber wie Sie schon gesagt haben, man sollte natürlich diesen Spung nutzen, um die ganzen nächsten anstehenden Aktivitäten zu koordinieren, denn es ist ja ein neues, ein nächstes Projekt, was ansteht und so ein Projekt muss ja aufgesetzt werden.

00:03:15: Und da gibt es ganz viel zu tun an Planungen, an Abstimmungen.

00:03:26: Man muss sich erst mal auch finden.

00:03:27: Ganz wichtig, was häufig vergessen wird, ist, die Entscheidung im Unternehmen auch zu kommunizieren.

00:03:34: Also je nachdem, wie die Entscheidung auch getroffen wurde, hat das die Geschäftsführung gemacht, hat das einen.

00:03:41: abgegrenzter Kreis gemacht, muss man das ja auch nach außen tragen und auch alle anderen irgendwie mitnehmen und ihm sagen, Mensch, jetzt, das ist jetzt unser Plan, dann soll es losgehen.

00:03:52: Die Mitarbeiter werden in das Projekt einbinden.

00:03:55: Ganz wichtig ist auch, die Führungskräfte abzuholen, die ja für diese nächste Phase ja auch Mitarbeiter bereitstellen sollen.

00:04:03: Haben Sie eine Idee oder ein paar Vorschläge, wie diese Kommunikation ablaufen kann?

00:04:09: Da gibt es ja... Ganz verschiedene Ansätze, die man kennt, also zum Beispiel Internetinformationen oder Post-Townhold-Meetings oder Ständen vor der Kantine, wo man die Mitarbeiter dann auch entsprechend dieser Entscheidung abholen kann.

00:04:26: Also ich habe schon ganz, ganz viele verschiedene Variationen gesehen.

00:04:29: Das Wichtigste finde ich erst mal, dass jemand sich überhaupt verantwortlich dafür fühlt, diese diese Aktivitäten auch einzuleiten.

00:04:38: Idealerweise gibt es ja schon ein Projektleiter, der auch vielleicht die Auswahl betreut hat, der das Thema dann an sich nimmt und das steuert.

00:04:47: Und ich habe das gesehen von großen Town Hall Meetings, wo alle Mitarbeiter versammelt wurden und auf die nächste Phase eingestimmt wurden.

00:04:57: Ich erinnere mich bei einem Kunden, die hatten dann so kleine Ventilatoren gekauft für jeden.

00:05:02: Mit dem Motto, jetzt kommt die richtig heiße Phase.

00:05:06: Und bis hin zu ganz nüchternen, wie Sie es gesagt haben, Blockeinträgen auf der Infra-Net-Seite.

00:05:16: So ganz kurz, ja, hallo, wir haben uns übrigens für ein ERP-System entschieden.

00:05:22: Ich finde immer, es muss zur Kultur des Unternehmens passen.

00:05:26: Also ich brauche keine große Veranstaltung machen mit Motivationsreden oder ähnliches.

00:05:35: Wenn ich das sonst als Unternehmen nicht mache, wenn ich ein nüchternes Unternehmen bin, dann ist das mit der E-Mail des Vorstandsvorsitzenden oder des Geschäftsführers vielleicht einfach die beste Lösung.

00:05:47: Und wenn man aber ein dynamisches Unternehmen ist, dann verbindet man das vielleicht mit so einem Stand oder einer Feierlichkeit.

00:05:55: Die Bandbreite ist da sehr breit.

00:05:57: Es muss zum Unternehmen passen.

00:06:00: Wenn dir jetzt das ERP-System dann ausgewählt ist, diese Auswahlphase wird ja zumeist von der IT-Abteilung getrieben, ist es in ihrer Erfahrung dann so, dass die Umsetzung dann eher in den Fachbereich wandert?

00:06:13: oder welche Abteilungen im Unternehmen sind da am stärksten involviert?

00:06:18: Ich würde mir tatsächlich von Anfang an wünschen, dass das Business, also... Ich renne es jetzt mal das Business, also die Fachabteilung, auch der Schreiber für das ERP-Projekt sind, weil ein ERP-Projekt ist ein Business-Projekt.

00:06:31: Es ist eben kein IT-Projekt.

00:06:35: Auch wenn sich das vielleicht im ersten Moment immer so anfühlt, geht es ja darum, Geschäftsprozesse digital zu unterstützen.

00:06:42: Und von daher würde ich mir schon wünschen, dass es nicht die IT ist.

00:06:47: Die IT hat eine super wichtige Rolle.

00:06:49: Die muss die ganze Die muss Support leisten, die muss Know-how natürlich auch zur Verfügung stellen.

00:06:56: Aber eigentlich brauchen wir die Führungskräfte.

00:07:00: In kleineren mittlerischen Unternehmen auch natürlich den Geschäftsführer oder den Inhaber, der das ganze Thema natürlich treibt.

00:07:08: Bei größeren Unternehmen kann das ein Chief Operation Officer sein oder ein Chief Digital Officer, der eben das Thema zu sich holt.

00:07:18: sich dafür verantwortlich fühlt und das Ganze dann antreibt.

00:07:24: Was ich oft sehe, das auch in der, auch aus eigener Erfahrung in der Auswahlphase, die das treiben, oft bei den Auswahlbarn, das da liegt, so beginnt es ja auch, das ist schwierig.

00:07:35: Auch insbesondere in dieser Übergangsphase, wenn der Auftrag der Auswahlberatung sozusagen endet, Und danach keine klare Verantwortlichkeit mehr ist, entsteht so eine Lücke.

00:07:47: Und das wollen wir natürlich nicht.

00:07:49: Ich bin immer dafür, dass Business muss dieses Projekt antreiben und so hoch wie möglich Aufgaben.

00:07:56: Das Business besteht ja meistens aus sehr vielen Personen und Stakeholders.

00:08:00: Wer wird dabei oft vergessen und ist eigentlich entscheidend?

00:08:04: Vergessen wird... Ich weiß nicht, ob Sie das vergessen.

00:08:08: Ich habe immer das Gefühl, dass die... Geschäftsführung vergisst, dass das für sie relevant ist.

00:08:16: Und natürlich auch vergessen gern auch die Mitarbeiter selber.

00:08:23: Alle, die gar nichts vielleicht auch mit so einem System zu tun haben.

00:08:26: Das kann je nach Branche, wenn wir also eine Fertigungsunternehmen sind, die Mitarbeiter in der Fertigung oder im Lager, die vielleicht nicht ganz so viele Berührungspunkte mit einem System haben.

00:08:38: wie jetzt in der Verwaltung, für die das aber natürlich trotzdem auch eine Veränderung sein kann.

00:08:43: Oder wenn wir an Handelsunternehmen denken, die Mitarbeiter draußen in den Geschäften, an den Kassen, die auch mit dem System arbeiten, die werden oft vergessen in dieser Kommunikation.

00:08:54: Man fokussiert sich auf IT, auf die Verwaltungsmitarbeiter und die Kollegen werden... Manchmal außer Acht genossen.

00:09:03: Da braucht man vielleicht auch andere Kommunikationsmittel, um mit den Kollegen ins Gespräch zu kommen.

00:09:08: Dann darf man aber auf keinen Fall vergessen.

00:09:11: Wer jetzt gleich die Folge Frage, wie schafft man es dann, dass man alle relevanten Personen auch mit ins Boot holt?

00:09:18: Wie kann man das angehen?

00:09:19: Wir empfehlen immer, wenn man dann das Projekt aufsetzt, zu schauen, dass man eben aus jedem relevanten Bereich Vertreter hat, also die sogenannten oder Ansprechpartner, Vertrauensperson oder ähnliches, die für die Zeit des Projektes eben in der Abteilung der Ansprechpartner sind.

00:09:41: Und der Key-User ist dann, wenn wir ihn haben, dann derjenige, der verantwortlich dafür ist, die Information aus dem Projekt in seine Abteilung zu bringen.

00:09:53: Idealerweise waren die Key-User auch schon in der Auswahlphase mit dabei.

00:09:57: und haben natürlich ihre Kollegen entsprechend auf dem laufenden gehalten.

00:10:03: Ansonsten würde ich trotzdem auch immer sagen, ist es auch die Verantwortung jeder Führungskraft, also Teilungsleiter oder Bereichsleiter, je nachdem, sich auch aktiv zu informieren, über was da passiert und das auch an seine Mitarbeiter natürlich gefiltert weiterzugeben.

00:10:23: Was macht denn aus Ihrer Sicht zu einem Key-User aus bzw.

00:10:27: wie können Unternehmen sicherstellen, dass die Personen entsprechend auch unterstützt sind?

00:10:32: Weil das sind ja auch immer Personen aus dem Daily-Business, die meistens sehr viel mit dem System arbeiten, aber vielleicht noch nie in einem Projekt gesessen sind.

00:10:41: Also idealerweise ist ja der jährliche dann Key-User, der uns... im Tagesgeschäft am meisten wehtut, wenn er fehlt.

00:10:50: Das sind eigentlich die Menschen, die wir in den Projekten brauchen.

00:10:53: Also Kollegen, die ich sage auch immer, die auch ein bisschen über den Teller rankucken.

00:10:59: Also die auch wissen, was passiert denn vor meinem Prozess oder vor meiner Abteilung und was passiert danach.

00:11:07: Das heißt aber nicht, dass das Kollegen sein müssen, die jetzt schon zwanzig Jahre im Unternehmen sein müssen.

00:11:14: Es ist auch manchmal eine gute Idee zu sagen, hey, wir haben hier einen jungen motivierten Kollegen, der interessiert sich auch für IT.

00:11:20: Das ist ja auch der nächste wichtige Punkt.

00:11:22: Ich muss mich irgendwie für Systeme und auch Veränderungen interessieren, die man dann in so einem Projekt holen kann und ihn vielleicht auch eine Perspektive aufmachen kann, weil die Arbeit als Key-User endet ja nicht mit dem Projekt.

00:11:37: Man ist ja auch nach der Einführung eines ERP-Projektes hat man ja auch als Key-User weiterhin eine Rolle.

00:11:44: Und ja, ich sage immer, man sollte jetzt versuchen, auf freiwilliger Bahn die Kollegen zu finden und nicht, wenn ich bei drei offenbaum ist, oder einfach festzulegen, sondern das bewusst als Möglichkeit auch anzubieten.

00:12:00: Und ja, man braucht Gestalter, Menschen, die Interesse daran haben.

00:12:05: Es kann strategisch auch günstig sein, die Kritiker vielleicht mit ins Projekt zu holen.

00:12:11: Auch das kann ein Ansatz sein.

00:12:14: Am Ende braucht man so ein Team.

00:12:17: Man braucht vielleicht einen, der ein bisschen kritischer ist.

00:12:21: Wir brauchen den jungen motivierten Antreiber.

00:12:24: Wir brauchen vielleicht auch den Kommunikator, der gerne durch die Flur geht und allen alles erzählt.

00:12:31: Und wir brauchen vielleicht auch jemanden, ein bisschen der gewissenhaft ist, der Detail verliebt, der verdienten bestimmte Aufgaben dann vorgesehen im Projekt.

00:12:42: Und was ich sehe, ist, dass die Key-User ausgewählt werden, das wird gemacht und dann wird den vorgelegt, guck mal, das ist deine Rolle.

00:12:53: Das musst du jetzt im Projekt tun.

00:12:55: Und wenn sie ganz viel Glück haben, bekommen sie noch eine Schulung im System, also in dem neuen System und dann werden sie in das Projekt, also ich nenne das wirklich immer, geworfen.

00:13:08: Also diese methodische Vorbereitung, also auf das Rollenbild zu gucken und sich damit auseinandersetzen.

00:13:15: Na ja, was heißt das denn jetzt?

00:13:16: Anforderung zu formulieren oder zu testen oder ganz viele Key-User sind immer ganz schockiert, wenn sie dann feststellen, dass die ja ihre Mitarbeiter dann schulen müssen.

00:13:28: dass das nicht der Anbieter macht.

00:13:30: Also diese Vorbereitung und Auseinandersetzung mit den eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, das fehlt in den meisten Projekten.

00:13:40: Bei meinem alten Arbeitgeber haben wir vor zwei Jahren auch das ERB-System auf eine neue Version gehoben.

00:13:46: Und wie wir damals das damals gemacht haben, das war so, wir haben als Beispiel meine Kollegin aus, die in der Buchhaltung arbeitet, wurde vom Projektteam als Key-Userin ausgewählt und an ihrer Stelle ist dann ein Konsultant eingesetzt worden, der ihre buchhalterischen Aufgaben übernommen hat.

00:14:06: Ist das etwas, wo sie in anderen Firmen auch erleben, dass das Projektteam sagt, okay, diese Mitarbeiterin ist für den Erfolg so?

00:14:14: essentiell, dass wir an ihrer Stelle für ihre täglichen Aufgaben jemand anderen einsetzen?

00:14:20: Das habe ich auch schon erlebt, dass Mitarbeiter in das Projekt gegangen sind.

00:14:26: Je nach Unternehmensgröße ist das ja auch bis zu Vollzeit notwendig.

00:14:31: Das ist also ein weiteres Thema, um das alle immer gefühlt einen ganz großen Boden machen.

00:14:39: Das habe ich auch schon gesehen, dass eben Zeitarbeitskräfte oder eben Auszubildende dann für die Zeit des Projektes in den Arbeitsplatz des Keyusers gewechselt sind.

00:14:50: Ich finde auch die Variante, die Sie gesagt haben, dass dann eben ein Consultant oder jemand Interims von außen kommt, so rund besser als zu sagen, na ja, dann holen wir uns Keyusers von außerhalb, die dann unser Projekt machen.

00:15:04: Also habe ich auch schon gesehen, finde ich ganz den falschen Anwalt.

00:15:08: dann lieber so rum zu sagen, das Tagesgeschäft wird eben von jemandem außerhalb abgedeckt und wir haben das internen Know-how aber im Projekt.

00:15:17: Sie haben vorhin schon kurz das Thema Rollenbeschreibung angeschnitten.

00:15:21: Würden Sie es da empfehlen, dass man ein spezifisches Rollenbeschreibungsbild für das Unternehmen macht?

00:15:27: oder reicht ein allgemeines zum Beispiel von der IPMA ein zertifiziertes Projektmanagement Rollenbeschreibungsbild?

00:15:35: Ich empfehle immer es... gemeinsam auszuhandeln.

00:15:41: Dazu kann man so eine Vorlage verwenden.

00:15:44: Da stehen ja die wesentlichen Punkte drauf.

00:15:47: Aber man sollte das auf jeden Fall gemeinsam besprechen und sich auch darüber am Klaren sein, passt das für alle Beteiligten?

00:15:58: Wir machen das immer in so gemeinsamen Workshops mit den Beteiligten, wo wir eben sich auch vielleicht mal räumlich hinstellen.

00:16:09: was erwarte ich beispielsweise von meiner Führungskraft oder was erwarte ich von meinem Projektleiter und andersherum.

00:16:16: Idealerweise auch mit dem Anbieter, weil dann kommen nämlich die Knackpunkte heraus, was man nämlich genau festlegen kann, dann auch in so einer Rocky Matrix oder ähnliches.

00:16:26: Wofür bin ich verantwortlich?

00:16:28: Wofür bin ich nicht verantwortlich?

00:16:29: Wo möchte ich einfach vielleicht nur informiert werden oder mitgenommen werden?

00:16:33: Und den es aushandeln, es ist... ist ganz, ganz wichtig, weil ansonsten entstehen unausgesprochene Erwartungshaltung, die dann eben im Projekt zu Problemen und zu Frustration führen.

00:16:47: Und was man auch nicht vergessen darf, natürlich gibt es auch in jedem Unternehmen auch bestimmte vielleicht andere Rollen, die wir berücksichtigen müssen.

00:16:55: Also es gibt vielleicht Systemarchitekten oder Prozess-Oner oder Data-Oner oder ähnliches, die Das müssen wir alles versuchen, mit Einfließen zu lassen, damit das Projekt eben dann auch auf das Unternehmen passt.

00:17:11: Und dieses Überstöpen von generischen Rollenbildern, das finde ich nicht gut.

00:17:17: Es ist besser, wenn es sie überhaupt gibt als gar nichts.

00:17:21: Aber der Bestcase wäre, das auszuhandeln gemeinsam und dann aufzuschreiben.

00:17:27: kann ja auch sein, dass sich das im Laufe des Projekts sehr stark verändert.

00:17:32: Einerseits die Personen und Charaktere, die im Projekt sind, oder andererseits auch die Organisation bzw.

00:17:38: das Wachstum der Organisation einen Einfluss haben kann.

00:17:41: Und dann hat man wieder ein komplett neu gewürfeltes Spiel, oder?

00:17:44: Ja,

00:17:45: das sollte man gelegentlich reviewen.

00:17:49: Also ich habe auch schon gesehen, wenn neue Projektleiter kommen, dass dann alles alles in Frage gestellt wird und über den Haufen geworfen wird.

00:17:58: Das muss jetzt vielleicht auch nicht sein, aber gelegentlich mal beispielsweise in einer Retrospective drauf zu gucken und zu schauen, was haben wir denn mal aufgeschrieben, was wir voneinander erwarten?

00:18:10: Hat sich das so eingestellt, können wir das erfüllen und wo sind vielleicht Probleme?

00:18:13: Das sollte man auf jeden Fall

00:18:15: tun.

00:18:15: Welche Aufgaben im Bereich der Stammdatenbereinigung, Prozessdefinition oder auch Schnittstellenplanung wäre gut, wenn das Unternehmen vor dem Projekt erledigen würde?

00:18:26: Und haben Sie da auch die Erfahrung, dass vielleicht das ein Problem darstellt, wenn das so nicht gemacht worden ist, wie man das erwartet hat?

00:18:35: Ja, viele Unternehmen fragen uns immer, ja, was können wir denn schon vorbereiten?

00:18:41: Meistens machen sie dann immer doch nix, aber es gibt natürlich Dinge, die man tun kann.

00:18:50: Beispielsweise Thema Prozesse, wir können uns anschauen, wo haben wir vielleicht, wenn wir jetzt in Teams beispielsweise arbeiten, also wir haben fünf Vertriebsteams, sag ich jetzt mal, vielleicht über Deutschland verteilt, dann könnte man sich im Vorfeld beispielsweise schon mal angucken, wo arbeiten wir heute unterschiedlich und warum.

00:19:10: Um vielleicht auch schon mal so eine gemeinsame Basis zu finden für einen zukünftigen Prozess, wenn man das nicht schon in der Auswahlphase gemacht hat, meistens ist das nicht der Fall.

00:19:20: Also sozusagen Prozesse versuchen zum Vereinheitlichen oder sich zu überlegen, wie soll denn zukünftig unser gemeinsames Angebotslayout, Rechnungslayout, also die ganzen Vorlagen beispielsweise aussehen.

00:19:36: Diverses, das viele Blüten in einem Unternehmen.

00:19:39: Also diese Dinge kann man schon mal vereinheitlichen, damit kann man sich auf jeden Fall beschäftigen.

00:19:44: Man kann sich im Bereich der Stammdaten ja schon mal seinen Datenbestand angucken, man kann überlegen, was wollen wir eigentlich mitnehmen ins neue System.

00:19:53: Ich habe oft Unternehmen, die dann sagen, ja, wir wollen alles mitnehmen.

00:19:57: Nein, natürlich nicht.

00:20:00: Darüber schon mal einen Konsens zu erreichen.

00:20:02: Wir wollen die Kunden in den letzten drei Jahren mitnehmen oder ähnlich ist, das abzustimmen, festzuhalten oder auch schon mit der dubletten Bereinigung einfach anzufangen.

00:20:10: Also zu sagen, das haben wir eigentlich, das haben wir im System, wo können wir schon Dinge zusammenführen, ohne jetzt schon die Struktur zu verändern, weil wir kennen ja die Zielstruktur für die Sterbenarten noch nicht.

00:20:22: Andere Themen, finde ich, schwieriger zu sagen, jetzt beispielsweise schon im Bereich der Schnittstellenentwicklung anzufangen.

00:20:29: Das fängt immer so ein bisschen davon ab, wer da auch die Verantwortung für trägt.

00:20:34: Wenn natürlich ein Teil der Schnittstellenentwicklung bei dem Dienstleister ist, mit dem ich das Projekt mache, dann kann ich da wenig tun, außer vielleicht meine Dokumentation zusammenzutragen, mit dem anzubindenden System zu sprechen, wenn ich dort auch Dienstleister habe, die vielleicht schon mal ins Boot zu holen.

00:20:53: vorzubereiten, dass das dort ein Projekt ansteht.

00:20:56: Das sind Dinge, die ich tun kann.

00:20:59: Aber wie gesagt, aus der Erfahrung passiert meistens nicht ganz so viel.

00:21:03: Zum Thema Zeitplan.

00:21:05: Jetzt ist es relativ schwierig abzuschätzen, wie lang denn so ein Projekt dauern wird, vor allem im Vorhinein.

00:21:11: Es kommt da ja auf viele verschiedene Faktoren drauf an, wie zum Beispiel Komplexität der Prozesse Umstieg auf ein neues System oder wirklich nur ein Upgrade.

00:21:22: Anzahl der Töchtergesellschaften bzw.

00:21:24: User.

00:21:26: Genau.

00:21:26: Unterstützen Sie die Unternehmen da auch dabei bzw.

00:21:30: wie geht man denn so eine Zeitplanung wirklich auch an?

00:21:34: Also ich finde die größte Herausforderung ist oft erst mal herauszufinden, wann können wir denn überhaupt anfangen?

00:21:42: Weil viele ERP-Anleiter natürlich auch verständlicherweise, die haben ja natürlich auch Vorlaufzeiten.

00:21:47: Also, das heißt, die Mitarbeiter, die Projektleiter, die sind ja in anderen Projekten.

00:21:52: Das heißt, man muss also erst mal sich darauf einigen, wann soll es denn überhaupt losgehen?

00:21:57: Wann stehen denn von beiden Seiten kapazitätenbereit?

00:22:01: Und vielleicht sollte man nicht unbedingt um Dreißigsten, Sechsten oder am ersten Siebten anfangen, weil dann sind ja erst mal Sommerfälle.

00:22:10: Also, das gilt es erst mal abgestimmen.

00:22:13: Ich empfehle eigentlich an der Stelle immer zu sagen, erst mal wirklich ganz grob.

00:22:18: Also sich dann aber auch zusammen mit dem gewählten EAP-Anbieter hinzusetzen und zu sagen, was sind die wesentlichen Phasen, die wir durchlaufen wollen.

00:22:28: Da bringen ja die EAP-Anbieter in der Regel ihr Vorgehen mit.

00:22:31: Da muss man mal gucken, passt das zu uns, zu unserem Unternehmen, wie auch schon gesagt, wollen wir iterativ vorgehen, soll es ein Big Bang sein und das erst mal wirklich ganz grob.

00:22:41: auf eine Zeitleiste zu packen.

00:22:43: Und die größte Gefahr, das werden sie dann wahrscheinlich, wenn es um ERP-Einführung geht, das Thema wahrscheinlich auch noch häufiger haben, ist, wenn der Termin im Vorfeld festgelegt wird.

00:22:58: Also das heißt, die Geschäftsführung oder die Inhaber sagen, naja, also aber, am einund dreißigsten, zwölften nächsten Jahres muss das aber fertig sein.

00:23:06: Und dann wird daraufhin geplant.

00:23:10: oder die meisten wissen eigentlich, dass das mit den Kapazitäten, mit den Ressourcen gar nicht funktionieren wird.

00:23:16: Und da versuchen wir schon zu sensibilisieren, zu unterstützen und zu sagen, ja, man braucht Ziele und die müssen auch, ich sag jetzt mal ein bisschen ambitioniert sein, aber eben nicht rückwärts auf einen festgelegten Termin zu planen und dann alles so hinzuschieben, dass es passt.

00:23:37: Wir arbeiten dann in dieser Phase wirklich ganz groben Beinstein, also wirklich auf Monatsebene erst mal zu sagen, was sind denn die wesentlichen Themen, die wir bearbeiten wollen, die wesentlichen Inhalte, welche Schnittstellen haben wir, welche Module müssen eingeführt werden?

00:23:52: und dann baut man so ein ganz groben Plan auf.

00:23:58: Wir sensibilisieren auch an der Stelle.

00:24:01: Jeder Beratertag, den ich einkaufe, man hat ja dann das Angebot, das kann man ja wunderbar kalkulieren, muss ich mit drei multiplizieren und das ist mein interner Aufwand.

00:24:12: Und das kann ich auch mal auf so eine Zeitleiste legen und versuchen dadurch mal so ein Bild zu bekommen, wo man landen würde.

00:24:20: Und diese mal drei Regel ist dann oft das, was dann bei den Unternehmen dann zu einem kleinen Schlucken führt, weil sie dann oft erst wirklich realisieren, wie viel Aufwand das auch intern macht.

00:24:31: Als Abschlussfrage würde ich jetzt gerne noch wissen, wie man sich auf so einen ERP-Projekt-Kick-Off richtig vorbereitet.

00:24:37: Wären da Dinge auch vergessen?

00:24:40: Haben Sie da vielleicht Erfahrungswerte, so Top-Drei von den Dingen, die vielleicht vernachlässigt werden?

00:24:46: Also Top-I wäre überhaupt eigentlich aufzumachen.

00:24:53: Immer wieder stellen wir fest, dass das vergessen wird, sich darüber zu Gedanken zu machen, wirklich ein Kick-off zu machen und mit wem man ihn macht, wann man ihn macht.

00:25:05: Was auch häufig vergessen wird, ist die Nicht-Beteiligten einzubinden.

00:25:12: Also haben wir ja vorhin schon drüber gesprochen, also alle, die vielleicht wirklich ganz weit weg sind vom Projekt, die mit einem passenden Medium oder Ansprache abzuholen.

00:25:26: Und ja, ich finde auch häufig wird vergessen, den Anbieter in diesen Kickoff mit einzubinden.

00:25:33: Also, der hat ja auch, ich sag mal, man ist ja jemand, den man sich jetzt ausgesucht hat, mit dem man die nächsten Jahre intensiv zusammenarbeiten wird.

00:25:42: Und die dort handelnden Personen sollten auf jeden Fall in die Vorbereitung von so einem Kickoff wirklich auch aktiv mit eingebunden werden und auch einen aktiven Part übernehmen.

00:25:53: Und ich sehe häufig, dass das interne Veranstaltungen sind, maximal der Projektleiter, vielleicht das ERPAP, das mit dabei ist, aber nicht das komplette Team.

00:26:06: Also, das würde ich sagen, sind so die Top drei, was da häufig vergessen wird.

00:26:13: Frau Friebel Vorholz, vielen vielen Dank für Ihre Expertise in diesem Bereich und auch vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mit uns über das Thema zu sprechen.

00:26:22: Das war es mit der zweiten Staffel vom Podcast ERP-Inside der EFH Kufstein-Tirol und in der dritten Staffel dürfte euch dann schon freuen auf das Thema KI und ERP Trends.

00:26:35: Vielen Dank fürs Zuhören.